Organizacija team building aktivnosti – Korak po korak do najbolje proslave za zaposlene

U današnje vreme nije dovoljno zaposlenima ponuditi samo dobru platu i prijatno okruženje, dobri radnici zahtevaju ipak malo više. Razliku među firmama uglavnom pravi timski duh i aktivnosti van poslovnog prostora. U tome najviše pomaže organizacija team building aktivnosti.

Svaka kompanija ima neki sistem po kome određuje nekog od zaposlenih kao organizatora team buidling-a. Da li je sada došao red na vas? Ili ste vlasnik manje firme i želite sami da organizujete?

Bez obzira na situaciju, ovaj tekst smo sastavili od pregršt ideja i saveta kako organizovati druženje za zaposlene kao profesionalac. Sigurni smo da će vam bar neke ideje, koje koristimo duži niz godina prilikom naših organizacija, biti od pomoći da nadmašite očekivanja kolega.

 

Planiranje proslave za zaposlene

Sigurni smo da znate da je organizacija pola obavljenog posla, zato je prvi korak pri organizaciji korporativne žurke planiranje. Bez obzira da li organizaciju proslave radite sami ili imate neku stručnu pomoć, ovaj deo posla obavite unutar firme.

Počnite sa određivanjem budžeta. Ako ste vlasnik manje firme i preuzeli ste ovaj posao na sebe, sami odredite sredstva, a kao zaposleni u firmi dobićete novac sa kojim možete raspolagati. To je osnovni podatak koji vam je potreban u samom startu.

Kako bi mogli dalje da planirate dodatne sadržaje i tok događaja, odredite cilj i svrhu proslave. Nekada je odgovor na ovo pitanje jasan u samom startu, kada je reč o proslavama za velike praznike ili događaje. Ali žurku možete organizovati i bez određenog povoda, ali tada je važno da postavite cilj. 

To može biti: godišnjice firme, prezentacija novih proizvoda/usluga, gostujuća predavanja, upoznavanje sa novim zaposlenima, itd. Pročitajte naš tekst u kome smo nabrojali najbolje povode za organizaciju korporativne žurke.

Nakon određivanja svrhe događaja, biće vam lakše da sprovedete u delo sve elemente koji čine jednu organizaciju korporativne proslave. Važan segment organizacije je pripremanje spiska gostiju i njihov raspored. Daćemo vam nekoliko saveta:

• proverite dobro da li ste pozvali sve planirane goste;
• pored zaposlenih, nezaboravite i dugogodišnje partnere iz drugih kompanija;
• odredite raspored stolova i stolica u zavisnosti od cilja koji ste odredili (primer: ako je promocija ili predavanje pre žurke postaviti u redovima kao tribine);
• raspored sedenja gostiju pripremite unapred, razmislite koja opcija je najbolja kako bi se zaposleni dodatno zbližili, pogotovu oni koji međusobno najviše sarađuju.

Kada budete imali sve prethodne informacije, potrebno je odrediti vreme organizovanja događaja i tip sale za proslave. Vreme održavanja proslave je jako važan detalj, jer može doći do negodovanja kod zaposlenih. Najsigurnija opcija je da organizujete tokom radne nedelje, možda je najbolja opcija četvrtak. Nekada vikend nije najbolja opcija, jer na taj način skraćujete slobodno vreme koje je svima dragoceno. Takođe, idealno bi bilo kada bi se proslava desila u periodu kada u firmi generalno ima manje posla, da ne bi došlo do nagomilavanja obaveza i stvorilo nervozu.

 

 

Organizacija team building proslave

Prvi deo, odnosno priprema proslave, je svakako posao koji bi morali sami da obavite. Kada smo već kod organizacije, možete odličiti da li ćete pokušati sami ili od samog starta uključiti u proces stručne ljude kao što su unutar našeg Fiesta event tima.

Prvi zadatak u organizaciji proslave je svakako pronalaženje restorana za proslave. U Beogradu postoji bezbroj potencijalnih lokacija, ali filtriranjem možete doći do određenih ponuda. U ovom trenutku znaćete ukupan broj zvanica, u odnosu na svrhu proslave znaćete osnovne zahteve koje lokal mora da ispuni. 

Dok tragate za prostorom raspitajte se i za ponudu hrane i pića. U većini slučajeva dobićete ponudu od restorana koja uključuje sve, a možete i sami organizovati klopu sa firmama koje se bave keteringom. 

Ali pre nego što potvrdite ponudu, dobro se raspitajte unutar firme koje su želje zaposlenih i da li je ta ponuda većini prihvatljiva. Najbolje je kada ima više različitih specijaliteta, kako bi svako pronašao ono što voli.

Još jedna stavka koja je važna i koja zahteva konsultaciju sa kolegama je muzika, odnosno izbor benda za proslave. Neka to bude vrsta muzike koja je prihvatljiva većini gostiju, a to možete saznati nekom anonimnom anketom.

Kada na papir stavite sve osnovne troškove, veći deo novca koji je preostao od budžeta iskoristite za neke dodatne sadržaje i dekoraciju prostora. Ovaj kreativni deo posla može biti izuzetno težak ukoliko ne poznajte dobro interesovanja svojih kolega. Taj događaj se organizuje zbog njih, zato uvek imajte na umu njihove želje i potrebe. 

 

Korporativni pokloni – Šta pokloniti kolegama?

Uvek savetujemo da jedan deo budžeta sačuvate za poklone, jer žurka će proći a nije loše da kolegama nešto i ostane za uspomenu. Na taj način dodatno širite osećaj brige i sigurni smo da će taj potez biti dobar dodatak uz samu proslavu.

Ovo je takođe situacija u kojoj je potrebno razmisliti o potrebama kolega, jer svaka firma je priča za sebe. Potrudite se da istražite koji su to proizvodi koji su potrebni u radu svima, a koji se mogu brendirati i na taj način dodatno povezati kompaniju sa radnicima.

Navešćemo neke ideje koje možete uzeti u obzir:

• kvalitetne hemijske olovke sa USB-om u luksuznim kutijama;
• luksuzni notesi/rokovnici;
• kvalitetne torbe za dokumenta ili laptop;
• bežični punjači za električne uređaje.

Uz to, nije na odmet u paket dodati neki slatki detalj poput belgijskih čokolada ili možda flaše pića sa brendiranom ambalažom, odnosno logotipom firme i zanimljivom porukom.

 

 

Možete sami ili vam je ipak potrebna stručna pomoć?

U ovom tekstu napravili smo osnovni spisak obaveza prilikom pripreme i organizacije team building proslave za zaposlene. Nakon čitanja članka možda će vam delovati da je sve to jednostavno i da možete sami. 

Prvi deo, kao što smo i naglasili, svakako bi trebalo sami pripremiti. Ali mnogi prave grešku tako što sami krenu u ovaj projekat i na pola shvate da su ipak trebali to prepustiti nekom iskusnijem. Zato je naša ekipa Fiesta events oformljena da vam u tome pomogne.

Angažovanje organizatora korporativnih proslava nije dodatan trošak. Pre svega, mi preuzimamo organizaciju, a vi ćete moći na miru obavljati vaše svakodnevne obaveze u firmi. Takođe, imamo bolje ponude nego što ih sami možete pronaći, jer imamo dugogodišnje saradnje.

Zato je u većini slučajeva najbolja opcija da nas kontaktirate još u prvoj fazi planiranja događaja, kako bi sve prošlo u najboljem redu.

Ako su vam potrebne dodatne ideje, pročitajte tekst “Inovativne ideje za team building – Da svako okupljanje bude potpuno drugačije”